Secretariaat: Sint Josephstraat 25 • 6231 EC • Meerssen • NL13RABO0106210165
bestuur@harmonieamicitiavilt.nl • www.harmonieamicitiavilt.nl
Privacyverklaring
Harmonie Amicitia Vilt hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze
privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw
persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig
om met persoonsgegevens. Harmonie Amicitia Vilt houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke
wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal
nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van
uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging
van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering
van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en
deze respecteren.
Als Harmonie Amicitia Vilt zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of
contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
1 Verwerking van persoonsgegevens van leden
Van leden van Harmonie Amicitia Vilt worden persoonsgegevens geregistreerd en bewaard die direct
te maken hebben met het lidmaatschap van Harmonie Amicitia Vilt. Deze gegevens omvatten op de
eerste plaatst naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres (hierna te noemen
“contactgegevens”). Daarnaast worden ook de ingangsdatum (en tussentijdse periodes van
beëindiging) van lidmaatschap, het soort lidmaatschap en eventuele functies en rollen die de leden
hebben binnen de vereniging (denk aan bestuursfuncties, commissies, werkgroepen etc.)
geregistreerd.
Deze persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor ledenadministratie, contributieheffing,
informatieverstrekking en uitnodigingen voor aan leden gerelateerde bijeenkomsten. Grondslag voor
deze persoonsgegevens is het aangaan van het lidmaatschap van Harmonie Amicitia Vilt.
De verwerking van de hierboven genoemde gegevens gebeurd in de door de LBM aangereikte
ledentool: mijnlbm.nl. Voor het gebruik van deze tool heeft Harmonie Amicitia Vilt een
verwerkersovereenkomst gesloten met de LBM.
2 Verwerking van persoonsgegevens van Vrijwilligers
Van vrijwilligers die zich voor de vereniging inzetten worden door Harmonie Amicitia Vilt de
contactgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en emailadres) geregistreerd
en bewaard om contact op te nemen en te communiceren rondom hulp bij evenementen en voor het
versturen van uitnodigingen voor vrijwilligers gerelateerde activiteiten.
Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is toestemming.
In sommige gevallen is het vanuit de organisatie van evenement vereist om een kopie van een geldig
legitimatiebewijs te overhandigen (bijv. voor bardienst waarbij alcohol wordt geschonken). Deze
zullen wij separaat opvragen bij de vrijwilligers en alleen met de betreffende
evenementenorganisatie delen ter legitimatie en verificatie van de vrijwilligers. Grondslag voor het
verwerken van deze persoonsgegevens is het aangaan van een overeenkomst.
De persoonsgegevens van vrijwilligers worden opgeslagen gedurende de periode dat men gezien
wordt als een vrijwilliger. Uitzondering zijn de kopieën van het legitimatiebewijs van vrijwilligers. Een
kopie van het legitimatiebewijs wordt na afronding van de vereiste verificatie direct verwijderd.
3 Verwerking van persoonsgegevens van adverteerders, sponsoren
of deelnemers aan verenigingsevenementen.
Contactgegevens van adverteerders of sponsoren worden door Harmonie Amicitia Vilt verwerkt ten
behoeve administratieve doeleinden, financiële administratie en communicatie over de opdracht. Bij
aangaan van advertentie, sponsoring of deelname aan een van onze evenementen gaat u akkoord
dat Harmonie Amicitia Vilt deze gegevens mag bewaren en gebruiken en u digitaal, telefonisch of
schriftelijk mag benaderen voor een volgende uitgave of evenement.
4 Publicatie in media
Verder beroepen wij ons op de grondslag gerechtvaardigde belang om film-/beeldmateriaal, waarop
leden, vrijwilligers, adverteerders, sponsoren en deelnemers aan verenigingsevenementen mogelijk
in groepsverband zichtbaar zijn tijdens verenigingsactiviteiten, te publiceren via sociale media en
diverse drukwerken, bijv. Facebook, Instagram, (lokale) kranten en tijdschriften.
Verder vragen wij toestemming om voor- en achternaam te mogen publiceren gerelateerd aan
verenigingsactiviteiten.
5 Cookies
Berichten op onze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijvoorbeeld video's, afbeeldingen,
berichten, enz.). Ingesloten inhoud van andere sites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker
deze andere site heeft bezocht.
Deze sites kunnen gegevens over u verzamelen, cookies gebruiken, extra tracking van derde partijen
insluiten en uw interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief het vastleggen van de
interactie met ingesloten inhoud als u een account hebt en ingelogd bent op die site.
6 Gegevens delen
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Persoonsgegevens worden alleen gedeeld indien dit wordt vereist is voor deelname aan muzikale
activiteiten en/of evenementen (bijv. bondsconcours of sponsoractiviteiten zoals Amstel Gold).
Daarnaast maakt Harmonie Amicitia Vilt gebruik van de door de LBM aangereikte ledentool:
mijnlbm.nl.
7 Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar)
indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke
vertegenwoordiger.
8 Bewaartermijnen
Harmonie Amicitia Vilt bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Persoonsgegevens worden, indien noodzakelijk opgeslagen ten behoeve van financiële administratie,
bewaard voor een periode van maximaal 5 jaar na het beëindigen van de overeenkomst of
lidmaatschap, tenzij anders vermeld. Kopieën van het legitimatiebewijzen van vrijwilligers worden
direct verwijderd na afronding van de vereiste verificatie voor ondersteuning aan het betreffende
evenement.
9 Beveiliging
Harmonie Amicitia Vilt heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om
persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo worden de volgende
maatregelen genomen:
• Alle personen die namens Harmonie Amicitia Vilt van uw gegevens kennis kunnen nemen,
zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
persoonsgegevens.
10 Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u
ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
(of een deel hiervan) door ons.
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe,
dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. U kunt met ons contact opnemen via
bestuur@harmonieamicitiavilt.nl.
11 Wijzigingen
Harmonie Amicitia Vilt behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring aan te passen. Deze
privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien op 7 maart 2025.
12 Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover
direct contact met ons op te nemen via bestuur@harmonieamicitiavilt.nl.
13 Vragen
Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan gerust
per mail contact met ons op via bestuur@harmonieamicitiavilt.nl.
